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  • 檔案利用服務指南

    發布時間:2020-03-03 發布者:張北建


         一、對外服務時間

        周一至周五上午:8:00—11:30,周一、二、四下午:13:30—17:00

    二、服務內容與項目
          辦理內容具體包括:黨群、行政、教學、科研、基建、出版、設備、會計、人物、照片、獎狀等檔案的查閱。
      三、具體要求(辦理流程)

      1、除公開發布的文件外,原則上各部門歸檔的檔案僅限于本部門利用,如因工作需要查閱其他部門檔案,須經歸檔部門批準后,持《哈爾濱工業大學檔案利用審批表》方能提供查閱,具體審批要求請參照《哈爾濱工業大學檔案利用管理辦法》。
        2、檔案實體原則上不外借,如因工作需要外借,須詳細填寫檔案外借登記表,出借人要負責催還,歸還接收人要認真清點并及時上架。
        3、外單位或校外人員查閱學校檔案須持有效證件和單位介紹信,并由學校有關職能部門或歸檔單位簽署意見。外籍人士查檔,須經國際交流處同意;安全部門查檔,須經保衛處同意。

      4、各類檔案(黨委常委會和校長辦公會會議紀要、財會、招投標、房屋所有權證、土地使用證除外)查閱請登錄檔案館主頁——檔案借閱預約系統,學歷核實、成績單翻譯等學籍檔案利用請登錄學籍檔案利用預約系統發起申請。
        5、查閱學校黨委常委會和校長辦公會會議紀要,請登錄校園門戶—服務—檔案館,點擊“學校黨委常委會、校長辦公會會議紀要查閱申請”,履行審批手續。查閱一些涉及學校重大活動和重大事件的檔案,須經館領導審查并酌情報請學校有關領導和有關部門審批。
        6、財會檔案不外借,查閱請登錄校園門戶—服務—檔案館,點擊“財會檔案查閱申請”,履行審批手續。
        7、聲像檔案一律不外借。因工作需要,必須復制相關信息的,須填寫《哈爾濱工業大學聲像檔案利用審批表》(檔案館網站下載),經審批后,在有關人員的指導下方可復制,并承諾復制件只用于審批的用途,不得私自擴大傳播范圍。
        8、人物及口述檔案未經館領導批準不得提供查閱、復印及外借。
        9、教學檔案:查閱論文答辯決議書須持有學院開具介紹信;非作者查閱學位論文須經導師同意;辦理成績單或學歷學位認證請查看學籍檔案利用指南。
        10、科研檔案:課題組成員持有效證明可以查閱本人參與的科研項目檔案;非課題組人員查閱科研項目檔案,須經該項目課題組負責人簽字同意;因特殊情況需外借項目檔案,須經課題負責人簽字同意;涉密科研檔案查閱還需履行涉密檔案利用審批手續。

      11、查閱房屋所有權證、土地使用證和不動產登記證,請登錄校園門戶—服務—檔案館,點擊“房屋所有權證、土地使用證和不動產登記證查閱申請”,履行審批手續。

      12、查閱招投標檔案,請登錄校園門戶—服務—檔案館,點擊“招投標檔案查閱申請”,履行審批手續。

      13、查閱集體獲得獎牌、獎杯、獎狀,持單位介紹信或《哈爾濱工業大學檔案利用審批表》查閱。

      14、涉密檔案查閱須履行涉密檔案利用審批手續。

              15、查閱畢業生預備、轉正、黨組織關系轉遞等信息,請聯系86413289。


    文章作者:張北建
    審核人:雷曉蓉

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